1- Objet et Champ d'Application
La présente politique de confidentialité a pour objet de définir les modalités de traitement de vos données personnelles par HOJO Solutions (ci-après dénommée « HOJO Solutions » ou « nous »), en tant que responsable de traitement. Nous attachons une grande importance à la protection de vos données personnelles et nous nous engageons à les traiter en toute sécurité dans le cadre de l’utilisation du site internet HOJO Solutions et de ses applications (ci-après dénommés collectivement le « site et applications »).
Cette politique a pour but de vous informer sur la manière dont nous collectons, utilisons, partageons et protégeons vos données personnelles lorsque vous utilisez notre site et applications.
La présente politique est conforme à la réglementation en vigueur en matière de protection des données, notamment le Règlement Général sur la Protection des Données du 27 avril 2016 (Règlement (UE) 2016/679 ou RGPD) ainsi que la loi française Informatique et Libertés nᵒ 78-17 du 6 janvier 1978, telle que modifiée.
2- Finalités et Fondements Légaux des Traitements de Données
Vos données personnelles sont traitées par HOJO Solutions à des fins spécifiques, conformément aux finalités suivantes :
1. Pour la gestion, le traitement et le suivi de vos demandes de contact ou de renseignements, afin de vous fournir une réponse adéquate ;
2. Pour la gestion et le traitement de vos éventuelles demandes d’exercice de vos droits en matière de protection des données personnelles ;
3. Pour la collecte et le transfert anonymisées des informations de santé vers les autorités médicales compétentes que vous avez choisies dans nos applications ;
4. Pour l’analyse et la compréhension de la navigation sur le site et applications, y compris la réalisation d’analyses et de statistiques.
Ces traitements sont fondés sur les bases légales suivantes, conformément à l’article 6 du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) :
· L’intérêt légitime de HOJO Solutions, qui réside dans la gestion et le suivi des relations avec ses contacts ;
· Le respect des obligations légales auxquelles HOJO Solutions est soumise en matière de protection des données personnelles.
HOJO Solutions s’engage à ne collecter et à traiter vos données personnelles que dans la mesure nécessaire pour atteindre les finalités énoncées ci-dessus, et ce, dans le respect des principes de proportionnalité et de légalité énoncés par la réglementation en vigueur en matière de protection des données.
3- Catégories de Données Personnelles Collectées
Les catégories de données personnelles collectées varient en fonction de l’objectif poursuivi par le traitement des données (finalité du traitement) :
1. Pour la gestion, le traitement et le suivi de vos demandes de contact et de renseignements :
· Données d’identification : nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone, région, ville.
2. Pour l’envoi de la lettre d’information HOJO Solutions :
· Adresse e-mail.
3. Pour l’envoi d’informations relatives aux applications HOJO Solutions et le maintien du lien avec les clients :
· Données d’identification, notamment nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone.
4. Pour la collecte et le transfert anonymisées des informations de santé :
· Date de naissance, nationalité, données que vous avez choisis de communiquer.
5. Pour la gestion des demandes d’exercice des droits :
· Données d’état civil et coordonnées.
6. Pour l’étude et la compréhension de la navigation sur le site, y compris la réalisation d’analyses et de statistiques :
· Adresse IP (si vous acceptez le stockage d’un cookie sur votre équipement).
Dans chaque formulaire de notre site et applications collectant des données personnelles, vous serez informé du caractère obligatoire de la collecte de données par la présence d’un astérisque rouge. En cas de non-renseignement d’un champ obligatoire, votre demande ne pourra pas être traitée par HOJO Solutions, ce qui entraînera la non-validation du formulaire. Cela permet de garantir la pertinence et l’efficacité de notre traitement des données conformément aux exigences légales en matière de protection des données personnelles.
4- Destinataires de Vos Données Personnelles
Vos données personnelles sont exclusivement destinées aux services internes, aux personnes habilitées de HOJO Solutions et aux autorités médicales compétentes que vous avez choisies.
Cependant, il est possible que, dans le cadre de l’accomplissement de certaines finalités, vos données personnelles soient communiquées à des prestataires techniques agissant en notre nom et pour notre compte. Ces prestataires peuvent inclure ceux chargés du développement et de la maintenance du site, ainsi que les prestataires en charge de l’hébergement du site.
À cet égard, il convient de préciser que ces prestataires :
· Ont un accès limité à vos données personnelles, strictement dans le but de réaliser l’exécution de leurs prestations ;
· Sont liés par une obligation contractuelle de traiter vos données personnelles en conformité avec nos instructions et en respectant les dispositions légales en matière de protection des données personnelles.
De plus, nous pourrions être tenus de divulguer certaines de vos données personnelles en réponse à des demandes formulées par des autorités judiciaires, policières ou administratives dûment habilitées par la loi à en avoir connaissance. Cette communication se fera conformément aux procédures légales et aux exigences en vigueur en matière de protection des données personnelles.
5- Durées de Conservation de Vos Données Personnelles
En ce qui concerne la gestion, le traitement et le suivi de vos demandes de contact et de renseignement, nous conservons vos données personnelles pendant la durée nécessaire au traitement de votre demande de contact et de renseignement, avec une période maximale de conservation de 1 an à compter de la date de la demande. Une fois cette période écoulée, les données seront supprimées, sauf obligation légale de conservation.
· Dans le cas où un contrat serait conclu avec HOJO Solutions, vos données personnelles seront conservées pendant une durée de 5 ans après la fin de la relation contractuelle.
· Pour la réalisation d’opérations de communication relatives aux applications HOJO Solutions et de fidélisation, nous conservons vos données personnelles pendant une durée de 3 ans à compter de votre dernier contact avec HOJO Solutions ou jusqu’à ce que vous retiriez votre consentement. Après cette période, les données seront supprimées.
· En ce qui concerne le transfert des données de santé anonymisées, nous conversons vos données personnelles pendant une durée de 3 mois à compter de l’envoi du formulaire, puis elles seront supprimées.
· En ce qui concerne la gestion des demandes d’exercice de vos droits en matière de protection des données, nous conservons vos données personnelles pendant une durée de 5 ans à compter de l’envoi de la réponse, puis elles seront supprimées.
· Pour l’étude et la compréhension de la navigation sur le site, y compris la réalisation d’analyses, d’études et de statistiques, nous conservons les données personnelles collectées pendant une période maximale de 13 mois, après quoi elles seront supprimées.
Ces périodes de conservation sont conformes à nos obligations légales et réglementaires, ainsi qu’aux besoins liés à nos finalités de traitement des données personnelles. Après l’expiration de ces périodes, vos données personnelles seront supprimées ou anonymisées conformément à la réglementation en vigueur.
6- Sécurité de Vos Données
HOJO Solutions attache une importance capitale à la sécurité de vos données personnelles. Dans cette optique, nous mettons en place des mesures techniques et organisationnelles adéquates visant à garantir un niveau de sécurité approprié en fonction du risque encouru.
Il est à noter que nos prestataires et nos partenaires techniques sont rigoureusement soumis à des obligations contractuelles en matière de sécurité et de confidentialité des données personnelles qu’ils traitent en notre nom. Ces obligations sont établies conformément aux exigences légales et réglementaires applicables, et elles sont conçues pour garantir la protection et la confidentialité de vos données personnelles.
Nous nous engageons à prendre toutes les mesures nécessaires pour prévenir tout accès non autorisé, toute divulgation, toute altération ou toute destruction non autorisée de vos données personnelles. Cependant, il est important de noter que malgré nos efforts pour maintenir un haut niveau de sécurité, aucun système n’est totalement à l’abri des risques, et nous ne pouvons pas garantir la sécurité absolue de vos données personnelles. En cas de violation de la sécurité entraînant un risque pour vos droits et libertés, nous prendrons les mesures nécessaires pour vous informer conformément à la réglementation en vigueur
7- Vos Droits en Matière de Protection des Données Personnelles
En vertu de la législation en vigueur sur la protection des données personnelles, vous bénéficiez des droits suivants concernant vos données personnelles :
1. Droit d’Accès : Vous avez le droit de demander l’accès à vos données personnelles.
2. Droit de Rectification : Vous avez le droit de demander la rectification de vos données personnelles si elles sont inexactes ou incomplètes.
3. Droit à l’Effacement (Droit à l’Oubli) : Dans certaines circonstances, vous avez le droit de demander la suppression de vos données personnelles.
4. Droit à la Limitation du Traitement : Dans certaines situations, vous avez le droit de demander la limitation du traitement de vos données personnelles.
5. Droit à la Portabilité des Données : Dans certains cas, vous avez le droit de recevoir vos données personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et de les transférer à un autre responsable du traitement.
6. Droit d’Opposition : Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles, notamment pour des raisons liées à votre situation particulière.
7. Droit d’Opposition à la Prospection : Vous avez le droit de vous opposer à l’utilisation de vos données à des fins de prospection.
8. Droit de Retrait du Consentement : Lorsque le traitement est basé sur votre consentement, vous avez le droit de retirer ce consentement à tout moment.
Pour exercer ces droits ou obtenir des informations sur la gestion de vos données personnelles, vous pouvez contacter HOJO Solutions :
· Par e-mail : contact@hojosolutions.fr
· Par courrier postal, à l’adresse suivante : HOJO Solutions 128 rue de la Boetie – 75008 Paris
De plus, vous pouvez contacter le Délégué à la protection des données (DPO) de HOJO Solutions par e-mail à l’adresse contact@hojosolutions.fr ou par courrier postal à l’adresse mentionnée ci-dessus. En cas de désaccord avec la façon dont nous traitons vos données personnelles, vous avez le droit de déposer une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL), en ligne ou par courrier postal à l’adresse suivante :
CNIL 3 Place de Fontenoy TSA 80715 75334 PARIS CEDEX 07
Nous nous engageons à traiter vos demandes liées à l’exercice de vos droits conformément à la réglementation en vigueur en matière de protection des données personnelles.
8- Cookies
Un cookie est un petit fichier composé de lettres et de chiffres, stocké dans un espace dédié de votre équipement (tel qu’un ordinateur, un smartphone, une tablette) ainsi que dans votre navigateur Internet lorsque vous consultez ce site.
Le dépôt de cookies sur votre navigateur est subordonné à votre consentement, à l’exception des cookies strictement nécessaires au fonctionnement du site. Lors de votre première visite sur notre site, un bandeau d’information vous informe de la présence de cookies et vous invite à les accepter ou à les refuser. Les cookies ne seront déposés que si vous cliquez sur « Accepter ».
Vous avez toutefois la possibilité de retirer votre consentement à tout moment, que ce soit pour l’ensemble des cookies ou pour une partie d’entre eux, à l’exception des cookies strictement nécessaires.
9- Mise à jour de la présente politique
Cette politique est susceptible d’évoluer à tout moment.
Nous vous invitons à la consulter régulièrement dans la rubrique dédiée du site.
Dernière modification : 06/09/2023